Что такое техническая документация для ИТ-проектов?
Это совокупность материалов, которые подробно описывают информационную систему, ее функциональность, требования к системе и способы ее использования. Документация включает разные виды документов, такие как руководства пользователя, технические спецификации, описания системы в целом и отдельных программных решений.
Зачем нужна техническая документация?
Создание технической документации важно по нескольким причинам:
- Поддержка клиентов – документация обеспечивает поддержку конечных пользователей, предоставляя им необходимую информацию для работы с продуктом, включая руководства пользователя, инструкции по настройке и эксплуатации, что существенно повышает уровень удовлетворенности клиентов.
- Участникам команды проекта – программистам, аналитикам, менеджерам и маркетологам – необходимо понимать проект, документация позволяет создать единое информационное пространство, способствующее успешной коммуникации и совместной работе.
- Планирование продукта – перед началом разработки программного продукта важно провести тщательное планирование и разработать концепцию. Техническая документация помогает сформулировать цели и задачи проекта, а также определить его архитектуру и ключевые характеристики. Это основание, на котором будет строиться всё дальнейшее развитие.
- Оценка сроков и бюджета – подробное описание требований и критериев приемки продуктов позволяет точнее оценивать стоимость и сроки реализации проекта, что критично как для заказчиков, так и для исполнителей, позволяет избежать неоправданных задержек и перерасходов бюджета.
- Упрощение процессов разработки – грамотно составленная документация помогает менеджерам чётко видеть, какие бизнес-требования будут выполнены в каждом релизе, разработчикам – четко представлять, что необходимо разрабатывать, а тестировщикам – знать критерии проверки корректности реализации.
- Повышение эффективности разработки – продуманные требования ускоряют процесс создания и внедрения продукта, снижают количество возможных ошибок и недопониманий.
- Использование технической документации для развития информационных систем, фиксирования текущего этапа развития проекта – документация, описывающая текущее состояние системы, становится основой для дальнейшего планирования. На её основе разрабатываются стратегии и планируются следующие шаги, что помогает обеспечить последовательность и согласованность в развитии системы, позволяет лучше управлять процессами, минимизировать риски и эффективно распределять ресурсы на будущие стадии разработки.
- Поддержка и сопровождение – документация служит основой для дальнейшего сопровождения программного продукта. Она помогает техническим специалистам быстро разобраться в системе, диагностировать и устранять проблемы, а также вносить новые изменения. Без понимания архитектуры и функциональности затруднительно обеспечивать эффективное техническое обслуживание.
- Регистрация программных продуктов – при регистрации программных продуктов в официальных реестрах, таких как реестр программного обеспечения, требуется предоставить специализированные документы, включая руководства пользователя и технические описания.
- Подготовка документов для регистрации интеллектуальной собственности – качественная техническая документация играет ключевую роль при подготовке материалов для регистрации интеллектуальной собственности (например, патентов). Она предоставляет полное описание технологии или программного решения, подтверждающее новизну и уникальность разработки.
- Отчетность для грантов и НИОКР – для проектов, финансируемых через гранты или программы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР), наличие четкой и подробной документации является обязательным. Это не только обеспечивает прозрачность использования средств, но и помогает в аттестации результатов работ, подтверждая соответствие установленным требованиям.
- Прохождение аудитов по интеллектуальной собственности – в ходе аудитов часто требуется продемонстрировать документацию на основе которой создавались продукты. Это подтверждает соответствие стандартам и требованиям, а также защищает компанию от возможных юридических рисков.
- Учет нематериальных активов (НМА) – правильная документация необходима для учета нематериальных активов, таких как программное обеспечение и патенты. Позволяет формировать активы для финансовой отчетности и оценки стоимости бизнеса.
- Участие в тендерах и конкурсах – документация также необходима для участия в тендерах и конкурсах. Позволяет представить собственные решения в наиболее выгодном свете, демонстрируя их функциональность и преимущества по сравнению с конкурентами.
Документация жизненно важна на всех стадиях жизненного цикла ИТ-продукта – от планирования и разработки до регистрации, сопровождения и поддержки. Она не только повышает эффективность работы команды, но и помогает обеспечить надежность и законность использования решений.
Наиболее востребованные виды документации
Наиболее востребованные нашими клиентами виды технической документации:
- Техническое задание – фиксирует требования к решению или продукту, служит основой для планирования и разработки архитектуры.
- Программа и методика испытаний – описывает проверки, которые система или продукт должны пройти для соответствия требованиям технического задания.
- Пояснительная записка – содержит полное описание всех настроек и конфигураций системы, произведенных в рамках реализации. Необходима для передачи решения в зону ответственности заказчика.
- Руководство пользователя – предоставляет информацию пользователям о том, как правильно и эффективно использовать продукт.
- Руководство администратора – описывает действия, необходимые для обеспечения стабильной работы системы, помогает сотрудникам заказчика управлять системой в первые месяцы эксплуатации.
- Описание системы – детализирует функциональные возможности и архитектуру разработанного продукта.
- Описание технологического стека – предоставляет информацию о применяемых технологиях, языках программирования и инструментах, используемых для создания системы.
- Описание процессов разработки ПО – представляет собой документ, где детализируются этапы, методологии и практики, используемые на протяжении всего жизненного цикла разработки. Включает информацию о планировании, проектировании, кодировании, тестировании, развертывании и сопровождении программного продукта.
| Комплекты для реестра ПО РФ и Минцифры | Документы для Сколково | Технические задания, ПМИ, руководства |
| Подготовка полного пакета документов для включения в реестр отечественного ПО. | Сопроводительные материалы для грантов, отчетов и регистраций. | Подготовка и актуализация документации по ГОСТ 19/34 групп. |
Для проектов с Минцифры и Сколково обязательно предоставляется сопровождение в процессе рассмотрения заявки, включая помощь в доработке, подготовке дополнительных материалов, участие в обсуждениях.
Примеры документов на разных стадиях проекта
В рамках проектов разрабатываются различные документы на всех стадиях. Ниже представлены наиболее востребованные из них, включая не указанные в основном списке:
- Требования к системе.
- Концепция создания информационной системы.
- Технические задания / частные технические задания.
- Документы стадии «Технический проект» (пояснительная записка к техническому проекту, описание автоматизируемых функций, проектное решение, описание организационного обеспечения, описание информационного обеспечения, описание организации информационной базы, описание комплекса технических средств).
- Документы стадии «Рабочая документация» (проектная оценка надежности системы, описание массива входных данных, состав выходных данных (сообщений), технологическая инструкция, руководство по администрированию, руководство пользователя).
- Инструкция по эксплуатации комплекса технических средств (КТС).
- План управления проектом – описывает подходы к управлению проектом и контролю выполнения.
- Отчет о проделанной работе – фиксирует итоги выполнения проекта на этапах.
- Анализ рисков – документ, который определяет потенциальные риски и меры их снижения.
Вся разрабатываемая документация соответствует требованиям ГОСТ 19 и 34 групп, Минцифры, Сколково и других ведомств.
Накопленный опыт разработки позволяет разрабатывать все виды документов для автоматизированных систем в соответствии с требованиями ГОСТ 19 и 34 групп, а также другими регламентирующими нормативами. Мы имеем возможность собрать всю необходимую информацию и сформировать весь комплект проектной документации
Что дает грамотно составленная рабочая документация?
- Систематизирует данные об ИТ-инфраструктуре.
- Помогает разобраться в системной архитектуре и функционировании подключенных сервисов.
- Облегчает принятие управленческих решений (к примеру, показывает, какой сервис можно убрать или заменить и как это отобразится на всей системе).
- Дает возможность комплексно оценить выбранный технологический стек, вовремя заметить допущенные ошибки, планировать доработки.
Ожидаемые результаты
В результате нашего сотрудничества вы получите:
- Документацию, разработанную в срок и адаптированную под ваши задачи и целевую аудиторию – для руководителей, инвесторов, разработчиков и пользователей.
- Экспертное мнение и опыт работы с малым, средним и крупным бизнесом.
- Быстрое выполнение задач благодаря возможности привлечь необходимое количество сотрудников к проекту — готовую документацию можно получить уже через неделю после создания брифа.
- Прозрачную систему оплаты, основанную на почасовой ставке.
Каждый клиент получает индивидуальный подход с подробным анализом возможных решений его вопросов.
Типы клиентов, которые чаще всего обращаются за разработкой документации
- Разработчики мобильных приложений.
- Владельцы корпоративного программного обеспечения.
- Компании, желающие автоматизировать рабочие процессы и внедрить информационные системы: документооборот, архивы, финансы.
- Интернет-проекты: магазины, сайты, обучающие системы.
Список доступных услуг
Спектр услуг охватывает все этапы сопровождения вашего проекта, начиная от создания брифов и бизнес-требований до подготовки руководств и аудита документации. Команда профессионалов обеспечивает качественное документирование, чтобы каждый клиент получил решение, соответствующее его уникальным потребностям и требованиям.
- Разработка брифов и бизнес-требований.
- Анализ рынка и целевой аудитории.
- Создание технических описаний проектов и формулирование технических требований.
- Документирование кода, мобильных приложений и веб-сайтов.
- Подготовка технического задания.
- Прототипирование.
- Разработка пользовательских и административных руководств.
- Создание документации для стартапов.
- Моделирование бизнес-процессов, пользовательских требований и интерфейса с использованием UML.
- Аудит документации.
- Подготовка комплектов документов для регистрации программного обеспечения в реестре ПО РФ.
- Подготовка комплектов документов для Сколково.
Аудит и корректировка проектной документации
Аудит проектной документации представляет собой комплексную проверку документов на их соответствие предъявляемым требованиям, а также нормам стандартов ГОСТ, регулирующим состав, содержание и оформление документации для автоматизированных систем на всех стадиях разработки.
В рамках аудита осуществляется:
- Проверка содержания проектных документов на соответствие концепции создания информационной системы и техническому заданию / частному техническому заданию.
- Оценка стиля изложения на предмет соответствия техническим требованиям, логичности, четкости и отсутствия двусмысленности.
Аудит проектной и эксплуатационной документации на соответствие требованиям ГОСТ 19 и 34 групп проводится по следующим основным направлениям:
- Проверка комплектности, оформления и содержания документов.
- Соответствие документации требованиям, указанным в техническом задании.
- Оценка соответствия установленным стандартам по составу, оформлению и содержанию.
- Анализ качества документации по заранее определённым критериям.
По результатам аудита формируется заключение о соответствии документации предъявляемым требованиям, при выявленных несоответствиях могут быть предложены корректировки или доработки.
Поддерживаемые стандарты при разработке, аудите документации
- ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Текстовые документы.
- ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.
- ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
- ГОСТ 34.603-92 Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем.
- ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
- РД 50-34.698-90 Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.
- ГОСТ РВ 15.203-2001 Система разработки и постановки продукции на производство. Военная техника. Порядок выполнения опытно-конструкторских работ по созданию изделий и их составных частей. Основные положения.
- ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 Информационная технология. Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств.
- Другие принятые требования.
Восстановление документации на информационные системы и программные продукты
Возможна разработка не только полного комплекта документации или его части для создаваемых и модернизируемых систем, но и восстановление документации для действующих систем в случае её отсутствия. Документы могут быть подготовлены в соответствии с ГОСТ или другими требованиями. Нехватка необходимой эксплуатационной документации (регламентов, инструкций, руководств) значительно усложняет полноценное сопровождение и эксплуатацию системы.
Ситуации, в которых может возникнуть такая необходимость, часто связаны со следующими обстоятельствами:
- Полная или частичная утрата документации.
- Неактуальность документации для информационной системы, которая больше не поддерживается разработчиком.
- Отсутствием специалистов, ранее занимавшихся сопровождением и развитием системы, или потерей связи с организацией-разработчиком.
- Нежеланием специализированных компаний брать на поддержку чужую систему.
При восстановлении проектной документации предусматриваются следующие мероприятия:
- Проведение обследования системы и выдача заключения о её текущем состоянии, функциональности, взаимодействии с другими системами и поддерживаемых процессах.
- Выработка рекомендаций по оптимальному составу документации, необходимой для эффективной эксплуатации системы.
- Обоснование выбора стандартов для разработки документации.
- Разработка полного пакета необходимых документов или их отдельных частей.
- Передача знаний о системе, полученных в процессе работы, консультирование специалистов заказчика по эксплуатации и поддержке системы.
Таким образом, наличие полного комплекта документации позволит заказчику самостоятельно решать задачи по развитию функциональности, эксплуатации и сопровождению системы, снизить зависимость от штатных специалистов, сторонних организаций-разработчиков или сервисных компаний.
Процесс работы
Процесс работы с над проектом включает следующие этапы:
- Получаем запрос и материалы от клиента.
- Анализируем требования.
- Заключаем договор.
- Формируем структуру документации и согласуем.
- Готовим и дорабатываем комплект документов.
- Передаем финальный пакет в нужном формате.
- Сопровождаем заявку в процессе рассмотрения.
- Подписываем акты.
Преимущества
Основные преимущества:
- Отличное знание и большой опыт работы с ГОСТ 19 и 34 групп.
- Опыт работы с требованиями Минцифры и Сколково.
- Полный цикл работы с документацией.
- Гибкие сроки и адаптация под формат клиента.
- Примеры и отзывы, доступные по запросу.
Опыт, кейсы
Реализовано десятки проектов для компаний в ИТ-сфере, промышленности, телекоме и госсекторае. Ниже в таблице представлены некоторые из них.
| Описание проекта | Выполненные работы |
| ИТ-решение для формирования реестра государственных активов | Разработка технических требований к решению |
| Сервис для выдачи банковских гарантий | Разработка комплекта документации для включения ПО в реестр российского ПО: ● состав технологического стека; ● список правовых документов на ПО; ● техническое задание на ПО; ● общее функциональное описание ПО; ● руководство пользователя; ● описание процессов реализации (разработки) ПО; ● описание процессов поддержки ПО |
| Веб-сайт для проведения обучения и взаимодействия со слушателями | Разработка комплекта отчетной документации по проекту: ● программа обучения; ● программа и методика испытаний; ● протокол испытаний; ● программа опытно-промышленной эксплуатации |
| Сервис для выдачи ипотечных кредитов | Разработка комплекта документации для включения ПО в реестр российского ПО (сервис включен в реестр российского ПО): ● состав технологического стека; ● список правовых документов на ПО; ● техническое задание на ПО; ● общее функциональное описание ПО; ● руководство пользователя; ● описание процессов реализации (разработки) ПО; ● описание процессов поддержки ПО |
| ИТ-решение для государственных и коммерческих организаций | Разработка требований к интерфейсу пользователя |
| Программно-аппаратный комплекс и мобильное приложение, разработанные с целью предоставления доступа в помещения, оборудованные считывателем, широкому кругу пользователей, используя бесконтактную технологию Bluetooth | Разработка проектной документации: ● отчет о НИР; ● техническое задание; ● описание программы; ● пояснительная записка; ● спецификация оборудования и ПО; ● схема деления системы; ● текст программы; ● программа и методика испытаний; ● протокол испытаний; ● акт испытаний; ● акт приемки ПАК в эксплуатацию |
| Сервис взаимодействия с аудиторией и проведения опросов, предназначенный для использования в учебном процессе в системе высшего образования | Разработка руководства пользователя сервиса с использованием markdown-разметки, генерация руководства в виде статического вебсайта. Структура руководства: ● быстрый старт; ● полное руководства пользователя |
| Разработка нового продукта на платформе PocketBook, включая десктоп-приложение, мобильные платформы, приложения на платформе E-ink | Подготовка и сопровождение технического задания для разработки ПО |
| Система электронной записи и управления взаимоотношениями с клиентами для индустрии красоты и других сфер деятельности, где используется предварительная запись на услуги. В ходе проекта планируется разработка веб-приложения и мобильного приложения для различных платформ | Разработка технического задания |
| Сервис для раздельной оплаты в заведениях общественного питания | Разработка технического задания |
| Специальная система онлайн-банк программ профессионального обучения по компетенциям АНО «Агентство развития профессионального мастерства (Ворлдскиллс Россия)» | Разработка проектной документации: ● программа и методика испытаний; ● протокол испытаний; ● тест-кейсы |
| Система транскрибирования аудиоматериалов и аудиодорожек из видеоматериалов в текстовый файл | Разработка проектной документации: ● отчет о результатах предпроектного обследования; ● пояснительная записка к ТП; ● программа и методика испытаний; ● протокол испытаний |
| Сервис взаимодействия с аудиторией и проведения опросов, предназначенный для использования в учебном процессе в системе высшего образования | Разработка руководства пользователя сервиса с использованием markdown-разметки, генерация руководства в виде статического вебсайта |
| Личный кабинет монтажника на портале по продаже строительных материалов, включая: ● создание и ведение профиля монтажника; ● управление объектами проведения работ, поступившими заявками; ● прием и обработка входящих заявок; ● отправка реферальных ссылок для регистрации заказчиков; ● создание и расчет смет по заявкам; ● выдача гарантий, включая согласование гарантии с заказчиком; ● регистрация в программе лояльности, обеспечение выплат денежных средств монтажникам на основе накопленных баллов; ● уведомление монтажников о различных событиях | Разработка технического задания, жизненных циклов сущностей, описаний бизнес-процессов |
| Сервисы для размещения рекламы в push-уведомлениях, всплывающих окнах, нативной и других видов рекламы | Разработка технических заданий для всех видов продуктов для регистрации нематериальных активов и подготовке к аудиту по интеллектуальной собственности |
| Межсетевой экран прикладного уровня, предназначенный для защиты веб-приложений от интернет-угроз | Разработка руководства администратора |
| Система управления задачами в сфере дистрибуции и мерчендайзинга косметической продукции | Разработка технического задания, жизненных циклов сущностей, описаний бизнес-процессов |
| Конструктор форм для бизнеса | Разработка технической документации для базы данных |
| Оздоровительный комплекс | Разработка технического задания для вебсайта |
| Облачная платформа для размещения информационных ресурсов государственных органов | Разработка проектной документации согласно ГОСТ: ● инструкции по эксплуатации оборудования; ● руководства пользователя; ● руководства администратора; ● программы и методики испытаний; ● формуляры, описания ИС |
| Платформу электронной коммерции и закупок в сегменте B2B, поддерживающая B2B-портал, торговые площадки B2B/B2C, электронный документооборот, управление товарным контентом, проведение электронных торгов, экспорт данных на торговые площадки (AliExpress, eBay, Amazon) и интеграции с ERP-системами (1С, SAP, Navision и др.). | Разработка пользовательской документации проекта для вики-платформы на основе Confluence |
Примеры и отзывы доступны по запросу.
Стоимость и сроки
Стоимость рассчитывается индивидуально, в зависимости от объёма и состава документов.
Обычно комплекты документации готовятся за 5–10 рабочих дней.